举办一般性国际学术会议流程

举办一般性国际学术会议流程

一、        会议预报

预报国际会议的年份是指拟对外宣布或承诺的年份，不是会议召开的具体年份。

于每年9月15日前和2月15日前报送举办一般性国际会议计划，

填写《举办国际会议预报表》

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按文、理、医学科分类，分别提交社科处、科技处或医科处审核

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国际合作与交流处汇集上报

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上级批复后通知申报单位

二、会议报批

至少在对外宣布或承诺举办国际会议前4个月

举办单位提交会议申请（《中山大学举办国际学术会议申请表》）

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学校科研部门审核（分别送科技处、社科处或医科处）

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国际合作与交流处起草公文

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呈校领导审批

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报送教育部

（需时1－2个月）

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国际合作与交流处通知举办单位审批结果

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举办单位筹办会议

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为国外学者申请来华签证通知表

（在会议举行前30个工作日）

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会后举办单位提交会议总结及统计表

（查看总结提纲及统计表下载）

（1个月内完成）

注意事项

1．邀请台湾地区学者参加，须报广东省人民政府台湾事务办公室审批。须提供有关资料：姓名、性别、单位、职务职称、专业学术水平、邀请的必要性等。

2．如需为国外学者办理来华签证，举办单位应在会议举行前30个工作日，向国际合作与交流处提交“中山大学短期来华签证申请表”。国际合作与交流处审核后，报主管校领导审批及签发“被授权单位签证通知表”。举办单位将“被授权单位签证通知表”原件邮寄给与会者，由与会者持该表到中国驻所在国使领馆办理入境签证手续。